Datenschutzerklärung der Frey Immobilien, 6330 Cham
Die Verwaltung Frey Immobilien (in der Folge Verwaltung genannt) behandelt die vorhandenen Personendaten nach den Vorgaben und Auflagen gem. dem revidierten Datenschutzgesetz (namentlich Art. 5 - 9 DSG, welches per 1. September 2023 gültig ist) und den diesbezüglichen Empfehlungen des Schweiz. Verbandes der Immobilienwirtschaft (SVIT), «Branchenempfehlung zum revidierten Datenschutzgesetz».
1. Allgemeine Informationen
1.1 Zweck der Datenschutzerklärung:
Die Verwaltung benötigt für die Erfüllung der Aufgaben einer Liegenschaftenverwaltung im Zusammenhang mit Ihren Mieterinnen und Mietern verschiedene Personendaten. Die vorliegende Datenschutzerklärung klärt über die Art, den Umfang und den Zweck der Speicherung und der Bearbeitung von personenbezogenen Daten auf.
1.2 Kategorien der Personendaten:
Das DSG definiert schützenswerte Personendaten (Namensangaben, Geburtsdatum, Telefon- Nummern, Mail-Adressen, berufliche Daten) sowie personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit vertraglichen Beziehungen mit der Verwaltung zugeordnet werden.
1.3 Herausgabe von Daten an Dritte:
Zur Erbringung unsere Dienstleistung arbeiten wir mit verschiedenen externen Partnern (zB. Handwerkern) zusammen. Bedingung für die Zusammenarbeit ist die DSG bzw. DSGVO-konforme Datenbearbeitung der Auftragsbearbeiter. Im Einzelfall können die DSG – Bestimmungen von unseren abweichen. Die Bekanntgabe von Personendaten an Partner (zB. Handwerker) findet ausschliesslich zum Zweck der Erfüllung unserer Dienstleistung und nur im erforderlichen Umfange statt. Wir informieren die Betroffenen über die Bekanntgabe.
1.4 Datensicherung und Datenschutzmassnahmen
Im Sinne der Datensicherheit erstellen wir von unseren Geschäftsdaten regelmässig Sicherungen, die auf Datenträgern und Cloud-Diensten verwahrt werden (s. auch Pkt. 1.4). Damit gewährleistet werden kann, dass der Zugriff von Unberechtigten auf die vorhandenen Daten geschützt ist, setzt die Verwaltung die Massnahmen und Mittel nach den Empfehlungen des Nationalen Zentrums für Cybersicherheit NCSC des Bundes um.
1.5 Archivierung resp. Löschung von Personendaten:
Wird eine Geschäftsbeziehung zwischen Personen (z.B. Mietern eines abgelaufenen Mietverhältnisses) aufgelöst, werden nach Erledigung aller Pendenzen und Forderungen, die Daten nach den Vorschriften der Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht (gem. Art. 127 OR, 10 Jahre) oder anonymisiert.
1.6 Recht auf Informationen der Personendaten:
Alle Personen haben das Recht sich zu informieren, welche persönlichen Daten bei der Verwaltung gespeichert werden und wer Zugriff auf die einzelnen Datenkategorien hat (Art. 25 DSG). Zudem besteht das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Daten.
Bitte beachten Sie, dass die Rechte gesetzlichen Einschränkungen unterstehen und allenfalls für die Erbringung unserer Dienstleistungen beeinträchtigen oder verunmöglichen können.
Ab der zweiten Auskunft innerhalb von 12 Monaten hat die Verwaltung das Recht, ein kostendeckendes Entgelt zu verlangen (gem. Art. 19 Abs. 2 DSV maximal CHF 300.-). Die Gesuchstellenden sind berechtigt, Ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen. Für die Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftrage zuständig: (www.edoeb.admin.ch).
2. Verarbeitungsverfahren
2.1 Vermietungsprozess
Die Verwaltung ist berechtigt, notwendige Daten für den Entscheidungsprozess für die Berücksichtigung einzelner Personen einzuholen (namentlich Wirtschaftsauskünfte). Die Mietinteressenten erklären Ihr Einverständnis zur Erhebung dieser Daten und deren Verarbeitung. Kommt ein Mietverhältnis zustande, werden die Daten gem. Ziffer 1 gehandhabt. Die Verwaltung wendet keine automatisierten Einzelentscheide im Zusammenhang mit dem Vermietungsprozess an. Daten von Mietinteressenten, welche nicht zum Abschluss eines Miet- oder Vertragsverhältnisses führen, werden nach 3 Monaten gelöscht resp. vernichtet.
Personendaten, die vor dem Inkrafttreten des DSG aus laufenden Vermietungsaufträgen und Mietverträgen erhoben wurden, werden ohne weiteren Hinweis bearbeitet.
2.2 Vermarktungsprozess
Im Vermarktungsprozess fallen Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern, Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten, sowie Käuferinnen und Käufern an, soweit dies für den Prozess erforderlich ist. Mit der Bekanntgabe von Personendaten durch die betroffenen Personen erklären diese ihr Einverständnis zur Datenverarbeitung. Personendaten von Verkäuferinnen und Verkäufern bzw. Käuferinnen und Käufern sowie Unterlagen zum Prozess werden während der Dauer von 5 Jahren (Rüge und Verjährungsfrist nach SIA) aufbewahrt. Sämtliche Personendaten von Kaufinteressentinnen und Kaufinteressenten werden nach Abschluss des Vermarktungsprozesses gelöscht, sofern die betroffenen Personen nicht die Einwilligung dazu geben, die Personendaten für einen späteren Vermarktungsprozess erneut zu nutzen.
3. Im Zusammenhang mit der Website und IT:
3.1 Customer-Relationship-Management
Personendaten in unserem Customer-Relationship-Management-System (CRM-System) umfassen lediglich die für den Kontakt oder die Geschäftsbeziehung erforderlichen Informationen. Die Personendaten werden 2 Jahre über den letzten Kundenkontakt hinaus gespeichert und anschliessend gelöscht. Eine anonymisierte Aufbewahrung bleibt vorbehalten.
3.2 Server-Logfiles
Wir erheben bei jedem Zugriff auf unsere Website automatisch eine Reihe von technischen Daten, diese werden aber anonymisiert gespeichert und somit ergibt sich keinen Rückschluss auf die Person. Server – Logfiles erheben den Zweck, die Website administrieren, verbessern und unautorisierte Zugriffe erkenne und abwehren zu können. Server – Logfiles werden von unseren Auftragsbearbeitern (IT – Dienstleister) erhoben und ausgewertet
3.3 Newsletter
Digitale Newsletter werden nur an Personen zugestellt, welche hierzu explizit Ihr Einverständnis gegeben haben. Dieses Einverständnis kann jederzeit widerrufen werden.
3.4 E-Mail
Wir speichern unseren E-Mail-Verkehr während der Dauer von 1 Jahr ab dem letzten E-Mail in einem Gesprächsverlauf ab, sofern eine laufende Geschäftsbeziehung oder dergleichen die längere Aufbewahrung nicht erforderlich macht.
3.5 Kontaktformular / Ticketing
Personendaten aus digitalen Kontaktformularen werden innert 3 Monaten nach Erledigung der Anfragen, Aufträge und dergleichen von unseren Servern gelöscht. Der weitere Verlauf erfolgt allenfalls via E-Mail (gem. Ziff. 3.5), Telefon oder persönlichen Kontakt.
4. Datenschutzverantwortliche bei der Verwaltung:
Bei der Verwaltung amtet Frau Gabriela Frey als Datenschutzverantwortliche. Allfällige Anfragen und Auskünfte sind schriftlich an die Verwaltung, Frey Immobilien, Herrenmattstrasse 5, 6330 Cham / Mail: info@immobilienfrey.ch einzuholen und werden innert 30 Tagen nach Eingang beantwortet.
Die Verwaltung ist berechtigt, die Rechtmässigkeit der anzufragenden Person (Identitätskontrolle) zu überprüfen.
Cham, 30. August 2023